Optimización del Desempeño del Modelo de Compras de la IPS Colsubsidio

Abstract

El proceso de compras en las organizaciones puede incurrir en graves consecuencias, si no se diseña y ejecuta de una manera correcta según el tipo de negocio, puesto que, desde el inicio a través de una mala selección de proveedores o una negociación mal estructurada pueden generar dificultades, como demoras en la recepción, mala calidad o diferencias en la ficha técnica de lo solicitado, afectando gravemente la operación de un bien o servicio ofertado. El proceso de compras en la IPS Colsubsidio ha sido participe de transformaciones, que han venido generando las consecuencias anteriormente mencionadas; a través de un análisis de tiempos y movimientos, y el diseño de una ficha técnica de indicadores de gestión del proceso de compras, se identifica la secuencia de actividades que nos permite diseñar los procesos, especificando los lineamientos generales y tipos de compra requeridos, además de la capacidad necesaria para operar. A través de las herramientas, se identifican oportunidades de mejora en los Acuerdos de Nivel de Servicio (ANS) y en las etapas de los procesos que permiten optimizar el desempeño. Se evidencia una baja capacidad del equipo de trabajo que le permita soportar los volúmenes de solicitudes de compras actuales en la IPS, se identifica una deficiente estructura de negociación con los proveedores, que afectan la realización de algunas compras, y hay una ausencia de evaluación de proveedores y de convenios que generen alianzas estratégicas, todo lo anterior, se mitigara con el nuevo modelo propuesto, que permitirá mejorar la oportunidad y eficiencia del proceso.

The purchasing process in organizations can incur serious consequences if it is not designed and executed in a correct manner according to the type of business, since, from the beginning through a poor selection of suppliers or a poorly structured negotiation can generate difficulties, such as delays in receipt, poor quality or differences in the technical file of the request, seriously affecting the operation of a good or service offered. The purchasing process at IPS Colsubsidio has been a part of transformations that have generated the consequences mentioned above; through an analysis of times and movements, and the design of a technical card of management indicators of the purchasing process, the sequence of activities is identified that allows us to design the processes, specifying the general guidelines and types of purchase required, as well as the necessary capacity to operate. Through the tools, opportunities for improvement are identified in the Service Level Agreements (SLAs) and in the stages of the processes that allow optimizing performance. There is evidence of a low capacity of the work team that allows it to support the volumes of current purchase requests in IPS, a deficient negotiation structure is identified with suppliers, which affect the execution of some purchases, and there is an absence of evaluation of suppliers and agreements that generate strategic alliances, all of the above, will be mitigated with the new model proposed, which will improve the opportunity and efficiency of the process.