Desarrollo de la mejora del proceso administrativo de trámites en la empresa Amarilo S.A.S., empleando la metodología Lean

Abstract

En este proyecto se aplica la metodología de gestión estratégica y mejora de procesos administrativos Lean Office, donde se integran varias herramientas para la mejora de procesos, proporcionado varias soluciones al problema detectado en el proceso de Trámites, a su vez que se desea eliminar las actividades o elementos que no generan valor al desarrollo del producto, en la entrega de producto final.

El desarrollo de la investigación y el despliegue de herramienta Lean consiste en realizar e identificar el diagnostico bajo un VSM actual. Realizar métricas con las diferentes herramientas de Lean, concluyendo así con la realización de un VSM Futuro de cómo debe ser el proceso de trámites y seguir así los pasos pertinentes para llegar al cómo debe ser. Se integrarán herramientas efectivas y sencillas para su análisis, con el objetivo de eliminar primero los desperdicios, logrando así atacar las fuentes principales de la variación.

El progreso de los objetivos permitió realizar el diagnóstico del estado actual de la organización y al proceso de investigación, se identificaron los requerimientos claves para el proceso de trámites y la satisfacción del cliente, dando así prioridad a la eliminación de los desperdicios, siendo esto el punto clave e inicial para dar cumplimiento a los mismos, ya que la función es identificar, atacar y eliminar las actividades que no agregan valor al proceso, mejorando así los procedimientos existentes para el buen desarrollo del área.

La aplicación de esta metodología con las diferentes herramientas, presentan resultados tanto cualitativos y cuantitativos, analizando así el comportamiento de los indicadores de estudios, observando así el comportamiento positivo y las mejoras presentadas, determinando así el impacto entre la organización y las herramientas de gestión estratégica para la mejora de procesos ya existentes en la empresa.

In this project the methodology of strategic management and improvement of administrative processes is applied Lean Office, where it is integrated by several measurement tools, provided several solutions to the problem detected in the process of paperwork, in turn that it is desired to eliminate the activities or elements Which do not generate value to the development of the product, in the final product delivery.

In the development of the research, the Lean tool deployment consists of performing and identifying the diagnosis under a current VSM. Make metrics with different Lean tools, thus concluding with the realization of a VSM Future of how the process should be process and follow if the steps and relevant to get to how it should be. It will integrate effective and simple tools for analysis, with the aim of eliminating waste first, thus managing to attack the main sources of variation.

During the development of the objectives, the current situation of the organization was found in front of the study process, then identified the key requirements for the process and customer satisfaction, thus giving priority to assess the level of waste identified, the VSM, will be the key point and initial to fulfill them, since the function is to identify and attack, thus improving existing procedures for the proper development of the area.

The application of this methodology with the different tools presents qualitative and quantitative results, analyzing the behavior of the indicators of studies, shows the positive expectation and the improvements presented, thus determining the impact between the organization and the strategic management tools for the improvement of existing processes in the company.