Estructuración del sistema de gestión documental de la Universidad Libre

Abstract

Muchas organizaciones privadas no cuentan, ni contaran con un proceso que normalice todas las actividades que realiza el área de gestión documental o como se le llamaba antes, internamente en la universidad “Archivo Muerto”; enfatizando en él, “antes”, porque el área se veía como el cuarto en el cual todas las oficinas enviaban lo que les estorbaba; toda clase de documentos, equipos de cómputo obsoletos, formatos sin diligenciar, papelería, elementos de aseo, entre otros, estaban destinados a esta bodega sin ningún tipo de control, convirtiéndola en un triángulo de las bermudas. El término, las funciones y la dinámica del área han venido evolucionando, en la actualidad no se habla de archivar por archivar o de guardar por que sí, existen una serie de parámetros y herramientas gerenciales empleadas en los archivos que ayudan a la gestión directiva, administrativa y operativa a generar alternativas en el quehacer archivístico, buscando brindar un servicio eficiente hacia los clientes internos y externos de la institución. El administrar la información actualmente exige, individuos preparados, adaptados a su ambiente, que se preocupen por la información que se encuentra a su cargo, que empleen todas las herramientas que el entorno les ofrece, entre otros aspectos que se dejan de nombrar; es por ello que el área ha evolucionado a tal nivel, y en donde las normas de estandarización internacional no se pueden pasar por alto. En el presente, donde los estándares de calidad marcan la diferencia en el entorno donde son aplicados, fue necesario hacer un alto en el camino y evaluar si el área se encontraba cumpliendo estos estándares, es por ello y como resultado de esta evaluación donde se evidencio la falta de un Proceso de Gestión Documental que enmarque todas las actividades y servicios que se prestan. Pensando en los usuarios del área de gestión documental y al contemplar que no es suficiente con nombrar cada uno de los servicios de una forma general y tratar de protocolizarlos, se ve la necesidad de profundizar en cada uno de ellos, es por ello que la Organización de Archivos de Gestión, Transferencias Documentales y Préstamos o Consultas deben ser plasmados en documentos aparte, que indiquen claramente cada paso a seguir, asegurando de esta manera que el proceso es entendible y aplicable en la organización. Todo proceso en sí, debe ser medido, auditado y verificado, es por estas medidas de control que no solo se debe diseñar la norma y sus especificaciones para cada una de las actividades y servicios que se prestan, se debe elaborar los formatos que al diligenciar y plasmar las acciones realizadas se puedan convertir en registros que sustenten y validen estas actividades, es por ello que cada uno de los Sub-procesos contara con formatos que registren y evidencien cada una de las acciones que en ellos se establecen.