Estructuracion del proceso de abastecimiento de suministros y comercializacion de procuctos para DIDACOL ltda mediante la metodologia de bussines process management

Abstract

La teoría clásica que fue usada durante siglos ya no es viable, porque no estamos en un mundo donde las tecnologías son las mismas de siempre, ni en un mundo donde las organizaciones pueden seguir siendo jerárquicas, evitando la participación de los empleados; estamos en un mundo dinámico en donde las organizaciones se enfrentan cada vez a más competidores y en donde los procesos se convierten en el elemento clave para cumplir con los requerimientos del cliente siguiendo los lineamientos estratégicos de la organización en un entorno real. En este trabajo está plasmado el desarrollo de la metodología Business Process Management, para estructurar el departamento de suministros y comercialización de productosen DICOL LTDA, lo cual responde a la necesidad de la organización de definir sus procesos de compras y comercio exterior (importaciones) para lograr una efectiva comunicación entre ellos y evitar discrepancias y demoras a la hora de llenar documentación. Para cubrir esa necesidad se partió desde el análisis de documentación existente y la aplicación de las herramientas check list basado en la NTC-ISO 9001:2008 y diagnóstico de madurez de BPM, con el fin de conocer con exactitud cuál era la situación de la empresa respecto a sus procesos y conceptos de la metodología. Posteriormente, se identificaron los procesos principales y variables críticas que intervinieron en el desarrollo de la metodología y con dicha información poder rediseñar y estandarizar los procesos que se deben ejecutar en el departamento, validando un estado actual y un estado futuro a través de una simulación, y con ello una evaluación de costo-beneficio que evidenciara la viabilidad de la estructuración del departamento de suministros y comercialización de productos. La forma en que se validó el proyecto fué por medio de la simulación, la cual permitirá optimizar los recursos con mayor precisión y evaluar los impactos del cambio, predecir picos y cuellos de botella en el proceso.Además se revelarán problemas que, por lo general, no son visibles en el momento de estar analizando los diagramas de procesos.

The classic theory used by centuries is no longer viable, is because we are not in a world where technologies are the same across the time, or in a world where organizations can keep being hierarchical, avoiding employees participation; we are in a dynamic world where organizations faces competitors even more and where processes becomes in the key to meet the customer’s requirements following the company’s strategic guidelines in a real environment. This document captures the development of the Business Process Management Methodology (BPM), to structure the product supply and marketing department of DICOL Ltd, which corresponds to the need for the organization to define the procurement and foreign trade (import) processes to achieve effective communications between their internal areas and avoid differences and delays when they need to fill out documentation. To meet this need was started from the existent documentation analysis and the application of checklist tools based in the NTC-ISO 9001:2208 and the Maturity diagnose of BPM, in order to know with exactitude what was the company’s situation regarding their processes and methodology concepts. Subsequently, the main processes were identified and with that information could redesign and standardize the processes that need to be executed within the department, validating a current status and a future state with a simulation, and using a cost-benefit evaluation which shows the viability of the supply and product marketing structuring. The way that the Project was validated was via simulation, which allows optimize the resources more precisely and evaluate the impact of changes, predict the peaks and bottlenecks in the process. Besides problems will be revealed that are not visible in general during the analysis of the process diagrams.