Manual de procesos, procedimientos y de funciones del casino de oficiales, Escuela Nacional de Policía General Santander

Abstract

Teniendo en cuenta la necesidad que tiene la sociedad de contar con un Estado que satisfaga sus necesidades y con el fin de promover el buen Gobierno, es necesario que las organizaciones públicas conciban las reestructuraciones como verdaderos procesos de transformación de la organización y su gestión administrativa, que den soluciones a largo plazo*.”

El objeto de estudio de la presente investigación es elaborar un análisis administrativo del Casino de Oficiales de la Escuela Nacional de Policía “General Santander”, donde comprende la estructura organizativa de las dependencias necesarias para el funcionamiento y dirección de la misma.

La conformación de manuales por procesos, permite la racionalización, simplificación y participación de varias dependencias en su ejecución, posibilitando fijar los niveles de responsabilidad, ejecución de funciones y elementos de control necesarios para el ajuste y retroalimentación de dichos procesos.

A medida que evolucionan las jerarquías funcionales separadas, las funciones crecen más distantes entre sí. Como resultado, se hace cada vez más difícil comunicarse a través de las funciones y coordinar sus actividades. Este problema proviene de orientaciones funcionales. Con mayor diferenciación, las diversas funciones desarrollan distintas orientaciones hacia los problemas y dificultades que enfrenta la organización.

Las diferentes funciones tienen distintos tiempos u orientaciones hacia las metas. Algunas funciones, consideran los proyectos a períodos limitados y se concentran en el logro de metas a corto plazo, como la reducción de los costos. Otras, como investigación y desarrollo, observan las cosas desde un punto de vista a largo plazo. Estos factores pueden causar que cada función desarrolle una visión diferente de los aspectos estratégicos que enfrenta la organización. Por ejemplo, en las ventas puede ser la necesidad de incrementar la capacidad de satisfacer al cliente, e investigación y desarrollo puede definirlo como la necesidad de crear nuevos productos.

En tales casos, las funciones tienen problemas de comunicación y coordinación entre sí y los costos se incrementan. Es por eso que en el Casino de Oficiales la base del trabajo es la comunicación, esto es analizar los manuales a realizar y la modificación de la información ya existente.

Al existir la comunicación entre los departamentos involucrados se analiza la situación a crear y se llega a un punto, analizado por los departamentos, y se crea el manual, elaborado de acuerdo a las necesidades de cada cual. Esto, por ejemplo, evita que se realice un trabajo sin consultar al interesado y hacer las cosas sin tomar en cuenta al mismo, evita la redundancia de trabajo así como realizarlo muchas veces. También evita que el usuario se quede con una idea vaga de lo que recibirá como producto final.

Al constituirse los manuales en una herramienta gerencial que permite organización y desarrollo eficiente de la gestión, se permite presentar a su consideración los procesos y procedimientos generales del Casino de Oficiales importantes para un desarrollo procedimental, en forma de manual. Es necesario aclarar que este proyecto ayuda a responder al Plan Estratégico Institucional el cual describe los retos y las metas que se desean alcanzar en la ESCUELA NACIONAL DE POLICIA “GENERAL SANTANDER”.