Análisis, diseño y desarrollo de un sistema de información para la gestión y el mantenimiento de los espacios físicos de la Universidad Libre seccional Cúcuta.

Abstract

Un sistema de información es un conjunto de datos que interactúan entre sí con un fin común, además ayudan a administrar, recolectar, recuperar, procesar, almacenar y distribuir información relevante para los procesos fundamentales de cada organización. La importancia radica en la eficiencia en la correlación de una gran cantidad de datos ingresados a través de procesos diseñados para cada área con el objetivo de producir información válida para la toma de decisiones. Adicional a esto se pueden unir múltiples componentes o subsistemas a este como un sistema de notificación, el cual es un sistema de alertas que tienen como objetivo comunicar a un usuario información referente a la ocurrencia de eventos de su interés dentro del sistema general. Con el fin de desarrollar herramientas tecnológicas que mejoren continuamente la calidad de vida laboral para el personal que desempeña actividades de oficios varios dentro de su área de trabajo y así constatar el compromiso de la universidad con sus trabajadores. Se plantea un proyecto que implemente procesos de monitoreo, seguimiento y control, que contribuya a la disminución de aplicación de herramientas rudimentarias y tradicionales, a la preferencia del uso de las TIC, a la facilidad de la comprensión de las interfaces de las herramientas TIC y al aumento de nivel de competencias en el uso de herramientas tecnológicas. El presente proyecto consiste en el análisis, diseño y desarrollo de un sistema de información multiplataforma (es decir, que está compuesto por una interfaz web y una interfaz móvil) para la gestión y el mantenimiento de los espacios físicos de la universidad libre seccional Cúcuta. Para llevarlo a cabo se implementó una metodología de desarrollo ágil como lo es SCRUM, planteado en 4 fases o “sprints”. La Fase I. Plan (Primer Sprint): Consistió en realizar un levantamiento de requisitos llevando a cabo consulta y análisis de la documentación relevante relacionada con el proceso de servicios generales dentro del sistema de gestión de calidad de la institución, realización de entrevistas y reuniones con las partes interesadas; para posteriormente registrar hallazgos y así lograr identificar los requerimientos del sistema de información acorde a las necesidades del personal operativo y personal gerencial de la universidad con respecto a los procesos de gestión y mantenimiento de los espacios físicos de la universidad. La fase II. Design (Segundo Sprint): En esta fase se procedió a diseñar el sistema de información mediante la creación de diagramas de casos de uso, elaboración de las especificaciones de casos de uso para cada uno de los usuarios que interactúan en el sistema, diseño del modelo relacional de la base de datos, creación del logotipo del sistema el cual lleva por nombre “SIME”, adicional a esto se estableció el diseño de las interfaces web y móvil del mismo. La fase III. Build (Tercer Sprint): Se procedió a construir y estructurar la base de datos diseñada con el modelo relacional en el sistema gestor de base de datos HeidiSQL, así como la creación del diccionario de datos de la misma. Posteriormente se llevó a cabo la programación y desarrollo del sistema, empleando IDE´s de programación tales como Sublime text 3 y Android Studio. El desarrollo se dividió en dos partes: la primera es la parte de gestión, es decir, la que utilizará el usuario administrador y que tendrá interfaz web. La segunda es la parte operativa con la que interactuarán los trabajadores del área de servicios generales y que tendrá interfaz móvil, para esto fue necesario emplear lenguajes de programación tales como PHP, JavaScript y Java. La fase IV. Test and Review (Cuarto Sprint): Para esta última fase, el sistema “SIME” se puso en ejecución en un servidor de pruebas ubicado en el departamento de sistemas de la Universidad Libre seccional Cúcuta. Se elaboró un plan de pruebas y para esto fue preciso alimentar la base de datos del sistema con más información referente a roles, usuarios, tareas y espacios físicos, posterior a esto, se creó una serie de formatos de casos de pruebas de tipo unitarias, de validación y de usabilidad (esta última para la interfaz móvil) tomando como base funcionalidades y especificaciones de caso de uso más relevantes y que son punto neurálgico dentro del proyecto. La puesta en marcha del plan de pruebas permitió una eficiente retroalimentación para detectar inconsistencias y establecer acciones de mejora con respecto al sistema y de esta manera hacer entrega de un producto que cumpla con las expectativas del cliente.